Sur la mise en page

Pour le responsable de la mise en page :
comment finaliser un document Word correctement formaté

Note : Les auteurs soumissionnaires consulteront d'abord les Directives aux auteurs

 

1  Contrôler la soumission sur les NOTES FINALES

  • Si nécessaire, simuler l'insertion d'une note, cliquer "Options", puis "Convert all notes to endnotes", choisir le mode de numérotation (1,2,3…), cliquer "OK" une seule fois, et ne pas valider l'insertion de la note. Toutes les notes sont maintenant finales et numérotées en chiffres arabes.

  • Tant que vous y êtes, sélectionner toutes les notes et leur assigner le style fixnote.
    Et vérifier que toutes les notes sont bien tabulées (travail fastidieux !)     ex. [12]<tab>Selon Genette …

 

2  Contrôler les GUILLEMETS du texte soumis

  • Preliminaires:
 [espace + "]
Alt sur PC

“ = Alt-3
« = Alt-7
‘ = Alt-4		= saisir une espace et un guillemet.
= Opt sur Mac

” = Alt-Maj-3
» = Alt-Maj-7
’ = Alt-Maj-4

  • Guillemets typographiques ("…") : 
    Chercher d'abord les [espace + "] et les remplacer par [espace + “], 
    puis remplacer tous les [" + espace] ou [" + ,] ou [" + .] par [”] et le signe approprié. Si nécessaire, refaire un dernier tour pour tous les ["] devant un point d'interrogation ou d'exclamation.
  • Guillemets français (« … ») :
    remplacer [« + espace] par [“] sans espace, 
    puis [espace + »] par [”] sans espace.
  • Dans l’usage anglo-saxon, on emploie souvent des [‘] comme guillemets.
    Procédure de remplacement : cf. guillemets typographiques (avec espace !).

  • Hiérarchie des guillemets.
    Remplacer [“… ‘…’ …”] par [“… italique …”]
    et dans les textes anglais [‘… “…” …’] par [“… italique …”]

  • Vérifier si Word a effectué les remplacements dans les notes. Si non, positionner le curseur dans la première note et recommencer la procédure.

 

3  Contrôler le fichier soumis sur l'utilisation des NOMS de STYLES appropriés
(peu importe l'apparence globale du texte : seuls les noms importent). Au besoin, modifier les noms de styles ou les créer sous le menu Format > Styles.

  1. En l'absence des noms de styles exigés, mettre d'abord les citations isolées au style fixcit et les intertitres au style fixint (fixint2 pour des subdivisions plus poussées).
  2. Etant entendu que vous avez déjà attribué le style fixnote, appliquer le style fixnorm à tous les paragraphes qui sont encore en "Normal" ou un autre style.  
    fixnonr est réservé aux paragraphes non numérotés : ceux qui prolongent l'argument du paragraphe précédent, ceux qui explicitent une citation isolée (ou relient deux citations isolées).
  3. Pour finir, assigner fixtit au titre de l'article, fixex à l'éventuelle épigraphe et fixauteur aux lignes finales de la signature (nom + affiliation). 
    Le retrait de l'épigraphe devra être ajusté après l'étape 8, afin d'atteindre une répartition équilibrée des lignes.

 

4  Contrôler le texte sur les ESPACEMENTS SUPERFLUS

  • Remplacer toutes les espaces doubles par une simple.
  • Remplacer tous les [^p^p] par [^p] car tous les espacements sont prévus dans la matrice. 
    Si nécessaire, répéter cette étape jusqu’à ce que Word affiche 0 remplacements.
  • Remplacer tous les [^p + espace] ou [^p^t] by [^p] de manière à éliminer toutes les indentations (espace ou tabuation).
  • Dans les citations hors texte, remplacer les [^p] par [^t^l] pour que les lignes se suivent sans espacement.

 

5  Contrôler l’utilisation des TIRETS

 

  • Dans les textes anglais, respecter l’usage anglo-saxon des [--] sans espaces.
  • Sinon remplacer les tirets [ - ] par des demi-cadratins [ — ] entre espaces  [Opt + -] ou [Alt+0150].

6  Contrôler le point d’insertion des APPELS DE NOTE et des SIGNES DE PONCTUATION FINALS DES CITATIONS

  • Citations hors texte : supprimer évt. les guillemets.
  • Citations dans le texte: sortir la ponctuation finale des citations (sauf les points d’interrogation ou d’exclamation).
  • Les appels de note
    - citations hors texte : APRÈS la ponctuation finale
    - dans le texte : AVANT la DERNIÈRE ponctuation
    (voir les exemples dans le Protocole éditorial)

 

7  Contrôler le texte français sur les MAJUSCULES ACCENTUÉES

Evitez de faire un "Remplacer tout", mais cherchez [espace + A] et [espace + E] et remplacez-les selon le cas par [ À] or [ É / Ê] (sans oublier l'espace qui précède). 
[Emprunter les caractères au Visualiseur de caractères ou Insert>Symbol].

 

8  Télécharger la matrice Word (Layout docx > PDF) et y transvaser le texte de la soumission en copiant-collant.

 

9  Eliminer des lignes par trop étirées

  • parcourir le texte entier et insérer un tiret conditionnel [Cmd+ -] là où nécessaire, en évitant que les césures finales se suivent à moins de 5 lignes de distance.
  • Inversement, un saut de ligne manuel [Maj+Retour] peut également aider à aérer une ligne trop serrée.
  • Dernier remède : sélectionner une partie du paragraphe et condenser la police de 0,05pts (évt. 0,1pts)

 

10  Eviter les orphelins

Quand la dernière ligne d’une citation traîne en haut de la page, ou qu’un intertitre n’est suivi que de deux lignes au bas de la page : insérer un saut de page avant la citation ou l’intertitre.

 

11 Insérer un titre courant et un numéro de page

Police : Times New Roman, 10pts
Titre courant : <à gauche>Prénom + Nom de l’auteur <tabulation droite>Titre
S’il y a des italiques dans le titre : inverser.

Le foliotage définitif d’un artile ne pourra être réalisé qu’après la détermination de l’ordre définitif du Sommaire.

 

 

 

12  Sauvegarder le .docx (changer le libellé!) avant de le convertir en .pdf

 

MISE EN PAGE DU FICHIER HTML

Il n’y a aucun formatage à faire, puisque celui-ci est assuré par la feuille de styles sur le site.
Mais avant de convertir le .docx en htm, il faut annuler les modifications apportées aux étapes 9 et 10.

Supprimer (= remplacer par “”)

- tous les [^-]          (tirets conditionnels)
- tous les [^l]          (sauts de ligne manuels)
- tous les [^m]        (sauts de page manuels)

Sélectionner le texte entier et remettre (Format>Font>) Character spacing à normal.